1. Domeniu și roluri
Această pagină explică cadrul de protecție a datelor folosit atunci când Domplatta susține înregistrarea, check-in-ul, tipărirea ecusoanelor, controlul accesului, sesiunile, lead retrieval, raportarea și alte operațiuni de eveniment.
Pentru majoritatea evenimentelor clienților, organizatorul sau clientul decide de ce sunt prelucrate datele și cum este operat evenimentul și va avea, în mod obișnuit, rolul de operator de date. Domplatta sau furnizorul contractat va avea, de regulă, rolul de persoană împuternicită atunci când prelucrează date în baza instrucțiunilor documentate ale operatorului.
2. Categorii de date
Pot fi prelucrate date de identificare și contact, organizația și rolul profesional, tipul de participant, răspunsurile de înregistrare, identificatori unici și coduri QR, statusuri de acces, date de check-in/check-out, informații despre ecusoane și tipărire, sesiuni, lead-uri, permisiuni, importuri, exporturi și jurnale de activitate.
Clienții trebuie să configureze formularele și importurile astfel încât să colecteze doar datele necesare evenimentului. Datele din categorii speciale nu trebuie colectate decât dacă operatorul a identificat un temei juridic adecvat și măsuri suplimentare de protecție.
3. Scopuri și temeiuri juridice
Operatorul stabilește temeiul juridic pentru fiecare flux. În funcție de context, prelucrarea poate fi necesară pentru executarea unui contract sau pentru demersuri precontractuale, respectarea unei obligații legale, protejarea intereselor vitale, îndeplinirea unei sarcini de interes public sau realizarea unor interese legitime care nu prevalează asupra drepturilor persoanei.
Consimțământul trebuie folosit numai atunci când este potrivit, liber exprimat, specific, informat și poate fi retras. Consimțământul pentru marketing opțional, profilare sau transmiterea lead-urilor către terți trebuie separat de participarea la eveniment atunci când aceste activități nu sunt necesare.
4. Obligații ca persoană împuternicită
Atunci când Domplatta prelucrează date pentru un client, acordul de prelucrare trebuie să acopere instrucțiunile documentate, confidențialitatea, securitatea, subprocessatorii, sprijinul pentru exercitarea drepturilor, cooperarea în cazul incidentelor, ștergerea sau returnarea datelor și informațiile necesare demonstrării conformității.
5. Păstrarea și ștergerea datelor
Datele evenimentului sunt păstrate pentru perioada convenită cu operatorul. Perioada trebuie să țină cont de ciclul de viață al evenimentului, suport, reconciliere, raportare, soluționarea disputelor și obligațiile legale de evidență.
La finalul perioadei convenite, datele trebuie exportate, returnate, șterse sau anonimizate conform instrucțiunilor operatorului. Copiile de backup pot rămâne o perioadă limitată pentru recuperare și trebuie izolate de utilizarea curentă până la suprascriere.
6. Transferuri internaționale și subprocessatori
Serviciile de hosting, email, CRM, automatizare sau alte servicii pot implica subprocessatori. Clientul de producție trebuie să primească informațiile aplicabile înainte de implementare.
Dacă datele sunt transferate în afara Spațiului Economic European, părțile vor folosi un mecanism permis de legislația aplicabilă, precum o decizie de adecvare, clauze contractuale standard sau alt instrument juridic disponibil.
7. Drepturile persoanelor
În condițiile legii, persoanele pot avea drept de acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate și opoziție, precum și protecție față de anumite decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată.
Cererile privind un eveniment al unui client trebuie adresate, de regulă, organizatorului indicat în formularul de înregistrare sau în nota de informare. Domplatta va sprijini operatorul cu căutări, exporturi, corecții, restricționări sau ștergeri rezonabile tehnic atunci când contractul o impune.
În România, plângerile pot fi adresate ANSPDCP.
8. Securitate și incidente
Măsurile tehnice și organizatorice trebuie alese în funcție de riscurile implementării și pot include conexiuni protejate, acces pe roluri, permisiuni limitate, validare, integrări semnate, audit, backup și proceduri de recuperare.
Un incident suspectat privind datele personale trebuie raportat prompt prin canalul de suport sau securitate convenit.